Generalsekretär (m/w/d) - Institut français Bremen (Schwangerschafts- und anschließend Elternzeitvertretung)

Das Institut français Deutschland (IFA), angegliedert an die Französische Botschaft in Berlin, ist die offizielle Kulturvertretung des französischen Staates. Seit mehr als 50 Jahren ist es auf Französischunterricht für die breite Öffentlichkeit, Unternehmen und Institutionen spezialisiert.

Aufgabe des Institut français Bremen (Adresse: Contrescarpe 19) ist die Förderung der französischen Sprache und Kultur in Bremen und Niedersachsen.

Es bietet auch zielgruppenspezifische Kurse sowie Sprachprüfungen und -zertifikate (DELF/DALF) an und stellt der Öffentlichkeit eine umfangreiche Mediathek mit Druck- und Audiomedien sowie multimedialen Dokumenten und den wichtigsten französischen Pressetiteln zur Verfügung.

Im Rahmen einer Schwangerschaftsvertretung sucht das Institut français Bremen einen Generalsekretär (m/w/d) für einen befristeten Zeitraum.

Aufgaben

Unter der Verantwortung der Leiterin des Standortes arbeitet der Generalsekretär (m/w/d) eng mit dem Generalsekretariat und der Buchhaltung des Institut français Deutschland in Berlin zusammen. Seine Arbeit umfasst dabei zwei Tätigkeitsfelder:

• Verwaltung der Haushaltsmittel, Rechnungsführung und administrative Leitung des Standorts:
  • Aufstellung, Ausführung und Kontrolle des Haushaltsplans;
  • Ausarbeitung und Verwaltung von Verträgen mit den Partnern;
  • Rechnungsstellung an Kunden und Zahlungsabwicklung;
  • Ausgaben- und Einnahmenkontrolle (Aufträge, Rechnungsstellung);
  • Kontrolle und Abwicklung von Rechnungen, Ausstellung der zu buchenden Belege (Ausgaben und Einnahmen) und Weitergabe an die Buchhaltung zu Zahlungszwecken;
  • Überwachung der Finanzen des Gebäudemanagements in Absprache mit der Leiterin des Standorts;
  • Gewährleistung ausgewogener Einnahmen und Ausgaben innerhalb des Haushaltsrahmens des Standorts, Rationalisierung der Einkäufe, Beziehungen zu den Lieferanten;
  • verantwortliche Leitung der Zahl- und Kassierstelle des Instituts;
    
     
• Personalmanagement
  • Verwaltung der Verträge, Urlaube und Krankschreibungen, Abwicklung der Erstattungsanträge und Meldungen an die Kassen, Vorbereitung der Gehaltsabrechnungen;
  • Koordinierung der verschiedenen Abteilungen des Standorts / Unterstützung der Verantwortlichen und Überwachung der sektoralen Budgets;

Anforderungen

• Gute Kenntnisse der französischen und der deutschen Sprache (Niveau C1/C2)
• Kenntnisse in den Bereichen Haushaltsinstrumente und öffentliches Rechnungswesen
• Sicherer Umgang mit den Office-Anwendungen
• Management- und Buchhaltungskenntnisse
• Organisations- und Antizipationsvermögen, Fähigkeit zu selbstständigem Arbeiten
• Verantwortungsbewusstsein
• Teamfähigkeit und Koordinationsvermögen
• Selbstständigkeit und Gewissenhaftigkeit
• Anpassungsfähigkeit
• Idealerweise Masterabschluss in Management, Verwaltung oder ähnlichem

Allgemeine Informationen

Bitte richten Sie Ihre Bewerbung (Lebenslauf und Motivationsschreiben) per Mail an Frau Phanie Bluteau (Leiterin des Institut français Bremen ) UND Frau Térésa Brucker (Generalsekretärin und Sprachkursbeauftragte des Institut français Bremen)

phanie.bluteau@institutfrancais.de

teresa.brucker@institutfrancais.de