Institut français de Brême – Secrétaire générale / Secrétaire général

Das Institut français Deutschland (IFA), angegliedert an die Französische Botschaft in Berlin, ist die offizielle Kulturvertretung des französischen Staates. Seit mehr als 50 Jahren ist es auf Französischunterricht für die breite Öffentlichkeit, Unternehmen und Institutionen spezialisiert.

Aufgabe des Institut français Bremen (Adresse: Contrescarpe 19) ist die Förderung der französischen Sprache und Kultur in Bremen und Niedersachsen.

Es bietet auch zielgruppenspezifische Kurse sowie Sprachprüfungen und -zertifikate (DELF/DALF, TCF, DAEFLE) an und stellt der Öffentlichkeit eine umfangreiche Mediathek mit Druck- und Audiomedien sowie multimedialen Dokumenten und die wichtigsten französischen Zeitungen und Zeitschriften zur Verfügung.

Das Institut français sucht einen Generalsekretär (m/w/d).

Aufgaben

Unter der Verantwortung des Leiters des IFA und der Leiterin des Standortes Bremen und in Verbindung mit dem Generalsekretär des IFA wird der Generalsekretär vielseitig in den folgenden Tätigkeitsfeldern arbeiten:

• Verwaltung der Haushaltsmittel und administrative Leitung des Standortes Bremen
• Personalmanagement
• Logistik‑, Material‑ und Immobilienmanagement

1.    Unter der Aufsicht des Generalsekretärs des IFA in Berlin gewährleistet der Generalsekretär die Ausgewogenheit und Verwaltung des Haushalts des Standortes sowie dessen Buchführung und reibungslosen Betrieb auf logistischer, materialwirtschaftlicher und administrativer Ebene.

• Vorbereitung des Haushaltsplans und Aufstellung der Nachtragshaushalte des Standortes, Implementierung von Instrumenten zur Verwaltungsoptimierung, Prüfung der Haushaltskonten und Kontrolle der Haushaltsübersichten.
• Bereitstellung der nach Tätigkeitsfeld aufgeteilten Mittel des Standortes (Generalsekretariat, Französischkurse und Sprachzertifizierung, Kulturprogramm, Mediathek), Ausgaben- und Einnahmenkontrolle, Kontrolle und Abwicklung von Rechnungen.
• Personalmanagement in Unterstützung der Leitung des Standortes und in Verbindung mit dem Generalsekretariat des IFA: Mitarbeiterkoordinierung und ‑betreuung, Beteiligung an Einstellungs‑ und Evaluierungsverfahren, Überwachung und Anwendung des örtlichen Arbeitsrechts, Verwaltung der Dienstpläne sowie Urlaubs‑ und Abwesenheitsverwaltung, Meldungen an die deutschen Sozialversicherungsträger.
• Teamleitung: Leitung von Sitzungen, Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen, Betreuung von Praktikant*innen, Koordinierung
• Logistik‑, Material‑ und Immobilienmanagement: Beschaffungsmanagement des Standortes und Überwachung der Versorgungsverträge (Versorgungsleistungen, allgemeine Betriebsmittel), Verhandlung mit den verschiedenen Partnern (Lieferanten, Dienstleister), Überwachung von baulichen Maßnahmen
• Umsetzung des Sicherheitskonzepts, Risikomanagement und Steuerung von Personenströmen, Schulung der Mitarbeiter*innen
• Administrative Leitung: Koordinierung der Mittel und Ressourcen in Abstimmung mit dem Generalsekretariat des IFA, Unterstützung bei der Ausarbeitung von Dienstleistungsvereinbarungen und eigenständige Ausarbeitung von Verträgen mit externen Dienstleistern, Beziehungen zu den Lieferanten, Rationalisierung der Beschaffung. Finanzielle Überwachung der Zusammenarbeit mit den Bremer Hochschulen. 

Sie/Er stellt sicher, dass die Strategie für nachhaltige Entwicklung und Qualitätsmanagement am Standort umgesetzt wird. Zu ihren/seinen Aufgaben zählt außerdem, die Tätigkeit der Dienststellen des Standortes im Hinblick auf dessen Prioritäten zentral zu koordinieren, insbesondere was Haushalt und Finanzen betrifft.

2.    Sie/Er verwaltet die Zahl‑ und Kassierstelle des Standortes, nimmt einen täglichen Abgleich zwischen den Kontoauszügen und dem Buchhaltungskonto vor und übermittelt monatlich den Buchhaltungsstand an die Rechnungsstelle des IFA.

Anforderungen

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Verwaltung, Personalwesen, Management oder ähnlichem
• Erfahrung im Bereich Verwaltung und Buchführung von Vorteil
• Führungskompetenzen
• Ausgezeichnete Französischkenntnisse und gute Deutschkenntnisse (mindestens Niveau B2)
• Kenntnisse der Verwaltungs‑ und Haushaltsverfahren und des öffentlichen Rechnungswesens
• Kenntnisse des deutschen Arbeitsrechts
• Controlling-Kompetenzen
• Organisations‑ und Antizipationsvermögen, Sorgfalt, Vielseitigkeit
• Verantwortungsbewusstsein
• Teamfähigkeit und gutes Koordinierungsvermögen
• Hohe Anpassungsfähigkeit und Einsatzbereitschaft
• Sicherer Umgang mit den IT-Anwendungen

Allgemeine Informationen

30 Urlaubstage pro Jahr
Fahrtkostenzuschuss von 25 € brutto pro Monat (unter bestimmten Bedingungen)

Es handelt sich um einen Vertrag nach deutschem Arbeitsrecht. Die Mitgliedschaft in einer deutschen Krankenkasse ist erforderlich.
Der Bewerber/Die Bewerberin muss mindestens drei Monate vor Arbeitsantritt in Deutschland wohnhaft gewesen sein.

Bitte schicken Sie Ihre Bewerbung (Lebenslauf, Anschreiben auf Französisch) per E-Mail.