Institut français de Cologne - Adjointe / Adjoint à la secrétaire générale Remplacement congé maternité / parental

L’Institut français d’Allemagne (IFA) rattaché à l’Ambassade de France à Berlin est la représentation culturelle officielle de l’État français. Depuis plus de 50 ans, il est également spécialisé dans l’enseignement du français en direction du grand public, des entreprises et des institutions.
L’Institut français de Rhénanie du Nord Westphalie (RNW) est l’une des antennes de l’Institut français d’Allemagne rattachée à l’Ambassade de France à Berlin. Son rôle principal est de s’engager activement pour la promotion des relations franco-allemandes sur le plan culturel, linguistique et académique ainsi que de diffuser la langue et la culture française.
Sur son site de Cologne, l’Institut français de RNW recherche une adjointe / un adjoint à la secrétaire générale.

Aufgaben

Sous l’autorité de la directrice déléguée adjointe (sur le site de Cologne) et de la secrétaire générale (sur le site de Düsseldorf), l’adjointe / adjoint à la secrétaire générale remplit principalement les missions suivantes : 

• Participation au pilotage des activités budgétaires et comptables ;
  • Participation à l’élaboration et au suivi du budget ;
  • Suivi des tableaux de bord financiers ;
  • Contrôle d’états budgétaires ;
  • Suivi contractuel des fournisseurs et des clients (conventions, contrats, locations, commandes, suivi des contrats et traitement des factures mensuelles des professeurs sous contrat de prestation de service) ;
  • Suivi des dépenses et des recettes (commandes, facturations…) ;
  • Tenue de la régie de recettes et d’avances de l’Institut de Cologne ;
  • Préparation de la liquidation des dépenses et des recettes transmis à l’agence comptable ;
• Suivi RH (contrats, gestion des congés, gestion des arrêts maladies, demande de remboursement aux organismes sociaux, tableau de liquidation des salaires), des stagiaires (conventions, gratifications) ;
• Suivi des dépenses et des recettes dans la limite du budget de l’antenne, rationalisation des achats et relations fournisseurs ;
• Encaissements dans AEC, suivi des impayés de cours et gestion des remboursements de cours et examens, en lien avec le service des cours et l'équipe des examens DELF
• Gestion du bâtiment et de son entretien, gestion et suivi des travaux en lien avec l'Université de Cologne, propriétaire des locaux
• Mise en œuvre des consignes de sécurité pour le site de Cologne.

Anforderungen

• Diplôme / niveau d’études : Bac + 3 souhaité
• Très bonnes connaissances orales et écrites de l’allemand (Niveau C1) et du français
• Parfaite maîtrise des outils bureautiques et idéalement connaissance des logiciels de gestion dont Arc-en-ciel (AEC) et ELAP (outil de comptabilité)
• Bonnes connaissances en gestion et comptabilité
• Compétences rédactionnelles
• Rigueur, forte capacité d’adaptation et d’organisation, sens de l’autonomie, flexibilité, réactivité et anticipation
• Bonnes qualités relationnelles et disposition au travail en équipe en contexte interculturel
• Capacité d´écoute et sens des responsabilités
• Esprit d´initiative et force de proposition

Allgemeine Informationen

Date de prise de poste : mai 2025
Durée : CDD d'1 an / Remplacement temporaire (congé maternité-parental)
Nombre d’heures/semaine : 38h30
Rémunération : 2 695,74 € brut mensuel
30 jours de congés par an
Prime de transport de 25€ bruts par mois (sous conditions)
Adresse du lieu de la mission : Sachsenring 77, 50677 Köln

Il s'agit d'un contrat de droit allemand. L'affiliation à une caisse d´assurance maladie est requise.
La candidate/le candidat doit obligatoirement résider en Allemagne depuis au moins 3 mois préalablement à l'embauche.

Merci de nous envoyer votre CV détaillé et lettre de motivation jusqu’au 15 mars 2025 par courriel à:
christine.assemat@diplomatie.gouv.fr, helene.auble@institutfrancais.de et celine.lhostis@institutfrancais.de