Secrétaire - Bureau de la coopération linguistique et éducative - Institut français d'Allemagne

L'Institut français d'Allemagne recherche un/une secrétaire pour le bureau de la coopération linguistique et éducative.

Aufgaben

Sous l’autorité du directeur de l’IFA et de la responsable du bureau de coopération linguistique et éducative (BCLE), la / le secrétaire du BCLE exécute principalement les missions et activités suivantes :

• Accueil téléphonique, suivi de la boite mail bcle@institutfrancais.de et du courrier
• Gestion du calendrier et préparation des rendez-vous internes et externes du BCLE
• Aide à la rédaction et mise en forme de courriers, notes, documents administratifs, conventions, listes d’invitations, lettre de remerciements, comptes rendus et simples traductions
• Organisation et suivi logistiques des déplacements au sein du bureau (Mise en place des missions et mémoires de frais du BCLE)
• Activités budgétaires et comptables : suivi du budget ; suivi des contrats, des conventions et des factures en lien avec le secrétariat général
• Soutien à l’organisation administrative et logistique des manifestations de coopération linguistique et éducative et accueil de délégations au sein de l’Ambassade (p.ex. Prix Rovan, manifestations sportives,…)
• Appui à la gestion centrale du Delf scolaire, scolaire intégré, Prim, Junior, TP DELF et DALF afin d’assurer le bon fonctionnement et le déroulement de 15 sessions d’examen pour les 24 centres actifs par an :

- création de sessions sur l’outil d’inscription, mise à disposition des sujets, transmission des récapitulatifs des frais à FEI et des factures de FEI aux centres, réception et envoi de diplômes et suivi des demandes de rééditions des centres,

- soutien à la gestion sur GAEL, notamment des stages d’habilitation des examinateurs-correcteurs (saisie des demandes des centres, et après le stage : vérification des résultats, soumission à FEI)

- actualisation des sites web des centres

- gestion de l’adresse delf.zentrale@institutfrancais.de

• Appui à la coordination des Certifications tout public, en lien avec le service fédéral du marketing des cours :

- transmettre les éléments de calendrier utiles à la programmation, au suivi et à la planification des campagnes de communication ; compléter les tableaux de bord de suivi de l’activité en s'appuyant sur le logiciel Arc en ciel et la plateforme DELF ; assurer le support client en répondant aux demandes des clients adressées via le site internet de l’IFA

• Remplacement ponctuel du secrétariat du COCAC/directeur

Anforderungen

• Intérêt pour les sujets de coopération linguistique et éducative
• Connaissance des outils informatiques Excel et Word
• Bonne connaissance de l’allemand et du français (niveau B2-C1) à l’oral et à l’écrit
• Sens de l’organisation, rigueur
• Goût du contact
• Autonomie
• Disponibilité

Allgemeine Informationen

Pour candidater, envoyer CV et lettre de motivation à

magali.censier@diplomatie.gouv.fr (Attachée de coopération éducative)

et christine.assemat@diplomatie.gouv.fr (secrétaire générale adjointe)

en indiquant en objet du mail "Candidature - BCLE – secrétaire"

Date limite de candidature : 26 novembre 2023