IF Düsseldorf - Verwaltungs-und Kultursekretär/in

Das Institut français Nordrhein-Westfalen mit Sitz in Düsseldorf und Köln ist Teil des Netzwerks des Institut français Deutschland. Es hat die Aufgabe, die französische Sprache und Kultur zu fördern und die deutsch-französischen Beziehungen einschließlich der Kooperationen auszubauen und zu vertiefen. Es bietet einer breiten Öffentlichkeit Kulturveranstaltungen, Französischkurse und Sprachzertifikate sowie eine Mediathek.

Innerhalb eines 14-köpfigen Teams ist der/die Verwaltungssekretär/in verantwortlich für den Publikumsempfang (sowohl am Telefon wie auch in unseren Räumen) sowie für das Verwaltungssekretariat des Institut français Düsseldorf.

Aufgaben

Publikumsempfang :

• Empfang, Beratung und Information des Publikums
• Beantwortung und Weiterleitung der Mails des Postfachs des Instituts
• Annahme und Verwaltung der Telefonanrufe

Verwaltung des Sekretariats

• Kulturveranstaltungen: Anmeldungen zu Veranstaltungen, Hilfe bei der logistischen Organisation (materielle, administrative und technische Vorbereitung).
• Zusammen mit der Generalsekretärin: Mitwirkung an der Verwaltung und Bearbeitung der Rechnungen und der Kassenführung.
• Ausarbeitung von Briefen, Einladungslisten, Danksagungen, Protokollen und gelegentlich einfachen Übersetzungen.
• Verfolgung der Post, Rechnungen und Lieferungen.
• Bestellung von Verbrauchsmaterialien
• Koordinierung und Überwachung der materiellen Verwaltung des Gebäudes in Verbindung mit der Stadt (Baumaßnahmen, kleine Reparaturen, Bestellungen, technische Ausstattung).
• Datenerfassung in den Softwareprogrammen des Instituts, Datenauswertung für Umfragen

Beteiligung an der Mediatheksarbeit

• Einschreibung, Beratung und Unterstützung der Nutzer der Mediathek
• Durchführung von Ausleihe und Rückgabe
• Kassenverwaltung und Buchführung der Mediathek

Anforderungen

Persönlichkeitsprofil 

• Kontaktfreude und Gewandtheit im Umgang mit Publikum
• Diskretion, Freundlichkeit und Pünktlichkeit
• Teamgeist und Organisationsvermögen
• Gute redaktionelle Fähigkeiten
• Vielseitigkeit
• Verfügbarkeit

• Interesse an der Arbeit der verschiedenen Abteilungen des Instituts (Kultur, Sprache und Bildung, Französischkurse, Prüfungen, Mediathek)

Anforderungsprofil

• Kenntnisse der Computertools Word, Excel
• Gute Deutschkenntnisse (Stufe C1) und gute Französischkenntnisse (Niveau C1)
• Bereitschaft, sich mit der Software des Instituts vertraut zu machen (Kurse, Mediathek)

Allgemeine Informationen

Es ist erforderlich, jeden zweiten Samstag (nur morgens) zu arbeiten

Die vorherige Mitgliedschaft bei einer deutschen Sozialversicherungskasse ist zwingend erforderlich.

Bitte richten Sie Ihre Bewerbung (Lebenslauf und Bewerbungsschreiben in deutscher und französischer Sprache) an Frau Hélène AUBLE, Verwaltungsleiterin des Institut français Nordrhein-Westfalen helene.auble@institutfrancais.de bis spätestens 15. April 2023.