Secrétaire au service des cours - Institut français de Berlin

L'Institut français d'Allemagne - antenne de Berlin recherche à compter du 2 novembre 2022 un(e) secrétaire au service des cours.

Missions

Sous l’autorité du responsable des cours, le secrétaire au service des cours exécute principalement les missions et activités suivantes :

• Accueil, conseil et inscription des élèves aux cours de langue : par téléphone, par mail et en présentiel
• Suivi administratif des cours de langue :
  • Saisie des fiches clients ; listes de présence, attestations de participation 
  • Confirmation des ouvertures de cours ou annulation des cours, facturation
  • Vérification et saisie des encaissements dans AEC, relance des clients débiteurs, gestion des demandes de remboursement
  • Actualisation du tableau d’occupation des salles et suivi des disponibilités des chargé(e)s de cours 
  • Suivi des présences dans AEC et traitement mensuel de la facturation des chargé(e)s de cours

• Participation à la communication de l´Institut en lien avec l’activité cours :
  • Communication interne des informations concernant les cours
  • Veille à la publication des cours collectifs sur le site Internet dans le respect du calendrier défini avec le service marketing des cours
  • gestion des demandes et du suivi des cours reconnus « Bildungszeit »
  • soutien ponctuel aux certifications (DELF/DALF, TCF, TEF, DAEFLE), selon le calendrier des examens Soutien régulier à la gestion des cours individuels et entreprises en collaboration avec la personne responsable

Profil recherché

• Connaissance des outils informatiques Excel et Word
• Connaissance et usage de logiciels de gestion – idéalement dans le domaine des cours
• Très bonne connaissance de l’allemand et du français (niveau C1) à l’oral et à l’écrit
  
   

• Sens de l’accueil, goût du contact
• Discrétion, courtoisie et ponctualité
• Bonne rédaction
• Disponibilité
• Aisance avec les outils informatiques

Informations générales

CV et lettre de motivation à transmettre jusqu'au 10 octobre 2022 à sophie.coumel@institutfrancais.de (directrice déléguée de l'antenne de Berlin) et herve.poncelet@institutfrancais.de (responsable des cours de l'antenne de Berlin)