Au travers de son réseau culturel en Allemagne, la France est présente dans 25 villes, soit au travers des antennes de l’Institut français d’Allemagne, soit au travers des centres franco-allemands partenaires.
Secrétaire au service des cours - Institut français de Berlin
Emploi
L'Institut français d'Allemagne - antenne de Berlin recherche à compter du 2 novembre 2022 un(e) secrétaire au service des cours.
Missions
Sous l’autorité du responsable des cours, le secrétaire au service des cours exécute principalement les missions et activités suivantes :
- Accueil, conseil et inscription des élèves aux cours de langue : par téléphone, par mail et en présentiel
- Suivi administratif des cours de langue :
- Saisie des fiches clients ; listes de présence, attestations de participation
- Confirmation des ouvertures de cours ou annulation des cours, facturation
- Vérification et saisie des encaissements dans AEC, relance des clients débiteurs, gestion des demandes de remboursement
- Actualisation du tableau d’occupation des salles et suivi des disponibilités des chargé(e)s de cours
- Suivi des présences dans AEC et traitement mensuel de la facturation des chargé(e)s de cours
- Participation à la communication de l´Institut en lien avec l’activité cours :
- Communication interne des informations concernant les cours
- Veille à la publication des cours collectifs sur le site Internet dans le respect du calendrier défini avec le service marketing des cours
- gestion des demandes et du suivi des cours reconnus « Bildungszeit »
- soutien ponctuel aux certifications (DELF/DALF, TCF, TEF, DAEFLE), selon le calendrier des examens Soutien régulier à la gestion des cours individuels et entreprises en collaboration avec la personne responsable
Profil recherché
- Connaissance des outils informatiques Excel et Word
- Connaissance et usage de logiciels de gestion – idéalement dans le domaine des cours
- Très bonne connaissance de l’allemand et du français (niveau C1) à l’oral et à l’écrit
- Sens de l’accueil, goût du contact
- Discrétion, courtoisie et ponctualité
- Bonne rédaction
- Disponibilité
- Aisance avec les outils informatiques
Informations générales
CV et lettre de motivation à transmettre jusqu'au 10 octobre 2022 à sophie.coumel@institutfrancais.de (directrice déléguée de l'antenne de Berlin) et herve.poncelet@institutfrancais.de (responsable des cours de l'antenne de Berlin)
Durée: 1 an renouvelable pouvant déboucher sur un CDI
Volume horaire hebdomadaire: 30h
Rémunération (ou gratification): 1833,10 € brut sur 13 mois
Lieu:
Institut français de Berlin
Kurfürstendamm 211
10719 Berlin
Courriel:
sophie.coumel@institutfrancais.de; herve.poncelet@institutfrancais.de