Secrétariat des cours et accueil - Institut français de Brême

L’Institut français d’Allemagne (IFA) rattaché à l’Ambassade de France à Berlin est la représentation culturelle officielle de l’Etat français. Depuis plus de 50 ans, il est spécialisé dans l’enseignement du français en direction du grand public, des entreprises et des institutions.

L’Institut Français de Brême, installé Contrescarpe 19, a pour mission de promouvoir la langue et la culture françaises à Brême et en Basse-Saxe.

Il propose également des cours adaptés aux besoins spécifiques de chacun des publics, des passations d’examens et de certifications (DELF/DALF) et met à la disposition du public une médiathèque riche en documents écrits, sonores et multimédia, ainsi que les principaux titres de la presse française.

Missions

Sous l’autorité de la direction des cours, le/la secrétaire au service des cours et de l’institut exécute principalement les missions et activités suivantes :

Général

• Accueillir, orienter, renseigner le public, gérer et transférer les flux d’appels téléphoniques, suivi des demandes E-Mail.
• Assurer une assistance logistique et administrative (traitement de fichiers, de données, ponctuellement traductions simples …) ;
• Informer les publics sur les événements de l’Institut ;
• Prise de RDV pour locations et visite d’espaces
• Actualisation d’informations sur site internet IF et sites partenaires

Cours

• Accueil et inscription des élèves aux cours
• Suivi administratif des cours de langue : saisie et mise à jour des fiches clients ; vérification des inscriptions automatiques ; suivi des listes de présence ; émission d’attestations de participation ; préparation de dossiers de remboursement ; etc…
• Vérification des paiements ; envoi de lettres de rappels ; gestion des réponses aux demandes des élèves ; orientation vers le bon cours
• Suivi de la facturation des enseignants travailleurs indépendants
• Actualisation et contrôle des emplois du temps et du tableau de suivi d‘occupation des salles commun
• Communication interne d’informations concernant les cours

Profil recherché

• Sens de l’accueil, goût du contact
• Discrétion, courtoisie et ponctualité
• Bonne rédaction
• Bonne aisance avec les outils informatiques
• Très bonne connaissance de l’allemand et bonne connaissance du français à l’oral et à l’écrit

Informations générales

Candidature (CV+lettre de motivation) à transmettre à Mme Térésa BRUCKER, secrétaire générale de l'Institut français de Brême :

teresa.brucker@institutfrancais.de

Les entretiens pourront avoir lieu avant la date limite de candidature.