IF Düsseldorf - Secrétaire administratif(ve) et culturel(le)

L’Institut français de Rhénanie du Nord/Westphalie, présent à Düsseldorf et Cologne est l’une des antennes de l’Institut français d’Allemagne. Il a pour mission de promouvoir la langue et la culture françaises, et de développer et approfondir les relations franco-allemandes, y compris par des actions de coopération. Il propose au public du Land des manifestations culturelles, des cours de français et diplômes de langue ainsi qu’une médiathèque. 

Au sein d´une équipe de 21 personnes dont 12 à Düsseldorf, le/la secrétaire administratif(ve) et culturel(le) est chargé(e) de l’accueil et de la réponse téléphonique au public de l’Institut français de Düsseldorf ainsi que du secrétariat de l’Institut.

Missions

    Accueil du public

• Accueillir, orienter et renseigner le public de l’Institut
• Réponse ou réattribution des messages reçus dans la boîte mail de l’Institut
• Gestion du flux d’appels téléphoniques
  
   

  Gestion du secrétariat administratif et culturel

  Manifestations culturelles : inscriptions aux manifestations, aide à l’organisation logistique (préparation matérielle, administrative et technique)

• En lien avec la secrétaire générale, participer à la gestion et au suivi des factures et de la régie
• Rédaction de courriers, de listes d´invitations, de remerciements, de compte-rendus et ponctuellement rédaction de simples traductions
• Suivi du courrier, des facturations et des livraisons
• Approvisionnement en fournitures courantes
• Coordination et suivi de la gestion matérielle du bâtiment en lien avec la Mairie (travaux, petites réparations, commandes, équipements techniques)
• Saisie des données dans les logiciels de l’Institut, collecte de données pour les enquêtes
  
   
  
  Participation au fonctionnement de la médiathèque
  
   
• Inscription, conseil et assistance aux usagers de la médiathèque
• Gestion et enregistrement des prêts et des restitutions
• Gestion de la caisse et de la comptabilité de la médiathèque

Profil recherché

Qualités personnelles 

• Sens de l’accueil et aisance relationnelle
• Discrétion, courtoisie et ponctualité
• Esprit d’équipe et de coordination
• Bonne rédaction
• Polyvalence
• Disponibilité

• Intérêt envers les secteurs d’activité de l’Institut (Culture, Coopération linguistique, Cours de français, Examens, Médiathèque)
  
  
  
   

Compétences

• Connaissance des outils informatiques Word, Excel, Canva et Indesign
• Bonne connaissance de l’allemand (C1) et bonne connaissance du français (niveau C1)
• Volonté de se familiariser avec les logiciels de l´institut (cours, médiathèque)

Informations générales

CONDITIONS

• Poste à pourvoir à compter du 2 mai 2023
• CDD d’un an (renouvelable), pouvant évoluer en CDI
• Temps de travail :  23  heures par semaine
• Lieu de travail : Institut français de Düsseldorf (Bilkerstr. 9, 40213 Düsseldorf)
• Il sera demandé de travailler un samedi sur deux
• L'affiliation préalable à une caisse de sécurité sociale allemande est obligatoire.

Merci d’adresser vos candidatures (CV et lettre de motivation en version allemande et française) à Mme Hélène AUBLE, secrétaire générale de l’antenne de Rhénanie du Nord/Westphalie helene.auble@institutfrancais.de avant le 15 avril 2023.