Secrétaire au service des cours et agent d'accueil - Institut français de Hambourg

L’Institut français de Hambourg est une antenne de l’Institut français d’Allemagne (IFA), service culturel de l’Ambassade de France en Allemagne. Sa principale mission est de favoriser les relations franco-allemandes et de diffuser la langue et la culture françaises.

Il propose au public une large palette de cours adaptée selon les publics (scolaires, adultes, professionnels…) mais aussi des manifestations culturelles, des certifications de langue et une médiathèque francophone.

L’Institut français de Hambourg abrite le Consulat général compétent pour Hambourg et le Schleswig-Holstein dont le Consul général est également le directeur délégué de l’antenne.

Missions

• Cours :

Sous l’autorité de la directrice des cours/secrétaire générale, le/la secrétaire au service des cours remplit principalement les missions et activités suivantes :

• Accueil, information et conseil sur l’offre de cours
• Gestion administrative des cours de groupe (adultes et enfants) :
  
  - Organisation des cours et leur attribution aux professeurs
  
  - Publication des cours sur le site Internet, mise à jour quotidienne des données dans le logiciel de gestion et suivi des présences
  
  - Suivi des ventes et des relances de paiement
  
  - Emission des avoirs, gestion des demandes de remboursement
  
  - Envoi et analyse des enquêtes de satisfaction
• Gestion des plannings d’occupation des salles et des cours en ligne sur Zoom
• Suivi de la facturation des enseignants travailleurs indépendants

• Accueil
  
   

• Accueil des différents publics
• Coordination étroite avec les services de l’antenne et du Consulat général
• Surveillance des entrées dans le bâtiment via les caméras de sécurité
• Gestion du compte mail générique de l’antenne
• Réception du courrier et des livraisons

Profil recherché

• Très bonnes connaissances du français et de l’allemand (niveau C1)

• Qualités relationnelles, goût du contact et sens du travail en équipe
• Maîtrise des outils informatiques (Pack MS Office, progiciel de gestion)
• Rigueur et sens de l'organisation
• Capacité d'adaptation et disponibilité

• Sens de l’initiative
• Diplôme / niveau d’études : Bac + 3
• De bonnes connaissances dans le domaine du FLE seraient un atout

Informations générales

Contrat de droit local

Pour candidater, envoyez CV et lettre de motivation à Mme Marine BOUTROY, secrétaire générale et directrice des cours.

marine.boutroy@institutfrancais.de