Secrétaire au secrétariat général - Munich

Emploi

L’Institut français d’Allemagne (IFA) rattaché à l’Ambassade de France à Berlin est la représentation culturelle officielle de l’Etat français. Depuis plus de 50 ans, il est spécialisé dans l’enseignement du français en direction du grand public, des entreprises et des institutions.

L’Institut français de Munich, installé Kaulbachstraße 13, a pour mission de promouvoir la langue et la culture françaises à Munich et en Bavière. Il propose notamment des cours de français adaptés aux besoins spécifiques de chacun des publics ainsi qu’une riche médiathèque francophone.

L’IFA - antenne de Munich recherche une/un secrétaire au secrétariat général.

Missions

Sous l’autorité du directeur délégué et du secrétaire général de l’antenne, la/ le secrétaire exécute principalement les missions suivantes :

  • Vérification de factures, conventions, frais de missions, documents administratifs etc.
  • Saisie des opérations sur le logiciel ELAP (dépenses, recettes etc),
  • Traitement des relevés bancaires en lien avec le régisseur,
  • Contribution à la sécurisation des procédures administratives
  • Appui au traitement des demandes de remboursement, des suivis de paiement et des rappels, et suivi des impayés,
  • Recherche de prestataires, demandes de devis et mise en concurrence,
  • Appui administratif et logistique
  • Suivi du courrier, des facturations et des livraisons ; suivi des contrats et déclarations administratives en lien avec le SG ;
  • Gestion des commandes et de l’approvisionnement en fournitures courantes ;
  • Archivage de documents.
  • Soutien à l’élaboration d’états comptables /statistiques ;
  • Soutien administratif transversal (besoin service des cours, examens, médiathèque…)

Profil recherché

Connaissances :

  • Maîtrise des outils informatiques Excel et Word
  • Aptitude à utiliser des logiciels de gestion
  • Très bonne connaissance de l’allemand et du français (niveau C1)

Savoir-faire / qualités personnelles :

  • Rigueur, discrétion, courtoisie et ponctualité
  • Sens de l’organisation et de la précision
  • Disponibilité
  • Polyvalence

Informations générales

  • Date de prise de fonction : 01.10.2026
  • Type de contrat : Contrat à durée déterminée d’un an, renouvelable une fois et pouvant déboucher sur un CDI.
  • Volume horaire hebdomadaire : 32h/semaine
  • Rémunération : 2 078,68 € sur 13 mois
  • Prime de transport de 31,50 € bruts par mois (sous conditions).
  • 30 jours de congés par an.
  • Lieu: Kaulbachstraße 13,80539 München
  • Il s’agit d’un contrat de droit allemand. L’affiliation à une caisse d’assurance maladie allemande est requise.
  • La candidate / le candidat doit obligatoirement résider en Allemagne depuis au moins 3 mois préalablement à son embauche.
  • Candidature : Envoi CV et lettre de motivation en français ou allemand par mail à michael.schischke@institutfrancais.de ; ifa.recrutement@institutfrancais.de
  • Date limite de candidature: 15/09/2026
  • Responsable de l’offre : Michael Schischke michael.schischke@institutfrancais.de 
Date de début:
Durée: Contrat à durée déterminée d’un an, renouvelable une fois et pouvant déboucher sur un CDI
Volume horaire hebdomadaire: 32 heures / semaine
Rémunération (ou gratification): 2 078,68 € sur 13 mois
Date limite de candidature:
Responsable de l'offre:
Michael Schischke
Courriel:
michael.schischke@institutfrancais.de