Secrétariat des cours et examens, accueil de l’Institut français de Brême

L’Institut français d’Allemagne (IFA) rattaché à l’Ambassade de France à Berlin est la représentation culturelle officielle de l’Etat français. Depuis plus de 50 ans, il est spécialisé dans l’enseignement du français en direction du grand public, des entreprises et des institutions. L’Institut Français de Brême, installé Contrescarpe 19, a pour mission de promouvoir la langue et la culture françaises à Brême et en Basse-Saxe. Il propose également des cours adaptés aux besoins spécifiques de chacun des publics, des passations d’examens et de certifications (DELF/DALF) et met à la disposition du public une médiathèque riche en documents écrits, sonores et multimédia, ainsi que les principaux titres de la presse française. En raison d’un arrêt maladie longue durée, l’Institut français de Brême recherche un(e) secrétaire des cours et examens, agent d’accueil pour assurer le remplacement.

Missions

Sous l’autorité de la direction et de l’attachée de coopération pour le français de Brême, le/la secrétaire au service des cours et des examens exécute principalement les missions et activités suivantes :

Général

• Accueillir, orienter, renseigner le public, gérer et transférer les flux d’appels téléphoniques. Cours
• Accueil et inscription des élèves aux cours
• Suivi administratif des cours de langue : saisie des fiches clients ; liste de présence, émission d’attestations de participation
• Vérification des règlements, lettres de rappels, réponses aux demandes des élèves
• Actualisation et contrôle des emplois du temps et du tableau de suivi d‘occupation des salles
• Communication interne d’informations concernant les cours

DELF :

• Organisation administrative et logistique de sessions d’examens de certifications (DELF scolaire)
• Gestion des centres pour les épreuves orales- écrites / planification des épreuves, gestion des inscriptions en ligne
• Communication avec les établissements
• Suivi des contrats/ des conventions ainsi que de la facturation et du paiement des examinateurs
• Envoi des convocations, des résultats et des diplômes

Profil recherché

• Sens de l’accueil, goût du contact
• Discrétion, courtoisie et ponctualité
• Bonne rédaction
• Bonne aisance avec les outils informatiques
• Très bonne connaissance de l’allemand et bonne connaissance du français à l’oral et à l’écrit

Informations générales

du lundi au jeudi : après-midi

vendredi : matin.