Secrétaire administratif au secrétariat général de l’Institut français d’Allemagne – remplacement de congé maternité

Aufgaben

Sous l’autorité du secrétaire général fédéral et de son adjointe, le/la secrétaire administratif/administrative exécute principalement les missions et activités suivantes : 

- gérer l’agenda et les appels téléphoniques du secrétaire général

- organiser des réunions en présentiel ou à distance (invitations, préparation du matériel, envoi des documents préparatoires…)

- mise en page et publipostage de divers documents (courriers, notes, dossiers), suivi du circuit de validation, transmission et archivage

- trier et organiser le classement de documents et dossiers

- organisation des missions du secrétariat général 

- gestion des commandes de billets de transport en lien avec l’agence de voyage

- gestion des décorations (médailles, légions d’honneur, palmes académiques) du service de coopération et d’action culturelle de l’ambassade de France à Berlin

- commande et gestion des fournitures 

- appui à la gestion administrative des ressources humaines (Osmose, stagiaires, archivage etc). 

Anforderungen

Connaissances

- formation de secrétaire / assistant(e) de direction

- maîtrise du français et de l’allemand (B2 dans les deux langues)

- maîtrise des outils informatiques (pack Office, zoom…)

Savoir-faire / qualités personnelles

- capacités rédactionnelles

- capacité à communiquer rapidement et efficacement

- excellentes capacités d’organisation et d’anticipation

- discrétion

- polyvalence 

Allgemeine Informationen

Les candidatures (cv, lettres de motivation) sont à adresser par mail Christine ASSEMAT : christine.assemat@diplomatie.gouv.fr